Che cosa fa questo programma

Un'impresa di installazione non ha un problema di conoscenza: sa benissimo che il libretto va aggiornato e che la verifica di terra ha una scadenza. Ha un problema di memoria distribuita. Le scadenze stanno in teste diverse, i documenti in cartelle diverse, e la sanzione arriva quasi sempre non perché qualcuno non sapesse, ma perché nessuno in quel momento stava guardando.

Questo programma fa una cosa sola, e la fa in tre passaggi: tiene l'elenco degli obblighi che riguardano il tuo mestiere, li lega agli impianti che gestisci con le loro date, e quando una data si avvicina te lo dice. Attorno a questo ci sono i moduli per produrre i documenti che gli obblighi richiedono, l'archivio degli impianti e delle anagrafiche, e i documenti del personale tenuti al riparo.

Le due metà del programma

La prima metà vive nella bacheca di WordPress, ed è dove si amministra: le schede degli adempimenti, i moduli, le impostazioni, gli ordini. La seconda vive in una pagina pubblica del sito, ed è dove si lavora tutti i giorni: la griglia delle attività, le scadenze, la compilazione dei documenti. Sono lo stesso programma visto da due parti, e i dati sono gli stessi.

La prima configurazione

All'attivazione il programma crea da solo le pagine che gli servono, con dentro il codice giusto, e importa il contenuto normativo di partenza. In pratica, dopo l'attivazione il sito funziona già. Restano quattro cose da decidere, e sono queste.

1. Chi può usare l'area operativa: solo chi ha fatto accesso, oppure chiunque visiti il sito. Si decide in Adempimenti, Impostazioni, sezione Accesso all'area operativa.
2. I dati dell'impresa: ragione sociale, partita IVA, indirizzo. Finiscono nei documenti che il programma genera, quindi conviene metterli subito e bene.
3. I colori e il logo, se vuoi che l'area operativa somigli al resto del sito. Si fa dalla sezione Tema.
4. Chi riceve le richieste di assistenza, cioè a quale indirizzo email arrivano i messaggi scritti dai tuoi utenti.

Le pagine e il loro codice

Ogni pagina dell'applicazione contiene uno shortcode, cioè una parola fra parentesi quadre che dice a WordPress che lì va disegnata l'applicazione. Se quella parola sparisce — capita: si riscrive la pagina, si incolla del testo, si passa a un altro costruttore di pagine — la pagina resta ma diventa bianca, e sembra che il programma si sia rotto.

Per questo c'è uno strumento apposta. In Adempimenti, Impostazioni, sezione Pagine dell'applicazione, trovi una tabella con lo stato di ogni pagina: esiste, è nel cestino, è tornata in bozza, ha perso il codice. Accanto a ogni riga c'è il pulsante che ripara proprio quel guasto. La riparazione aggiunge il codice in fondo alla pagina: quello che hai scritto tu non viene toccato.

Chi può entrare

L'area operativa ha due stati, e uno solo di questi è attivo alla volta.

• Riservata: la vede solo chi ha fatto accesso al sito con un utente abilitato. È lo stato giusto quando dentro ci sono dati di clienti veri.
• Aperta: chiunque visiti il sito può guardare l'area operativa e provarla. Serve per mostrare il programma a un cliente o per tenere una dimostrazione pubblica.

Una precisazione che vale la pena leggere due volte: «aperta» significa aperta in lettura. Anche con l'area aperta, chi non ha fatto accesso può guardare ma non può salvare, non può modificare una scheda e non può scaricare gli allegati riservati. Chi visita vede il programma; chi lavora deve essere riconosciuto.

L'accesso a tempo per un ospite

Quando devi far provare il programma a qualcuno senza dargli una password, c'è l'autologin programmabile: si genera un indirizzo che fa entrare come un utente scelto, valido solo dentro una finestra oraria che decidi tu e con un numero massimo di utilizzi. Alla scadenza smette di funzionare da solo, e questo è il punto: non resta in giro una credenziale che nessuno si ricorda di togliere.

Due difese sono cablate e non si possono disattivare: un accesso di questo tipo non può puntare a un utente con poteri di amministrazione, e chi entra così viene portato all'area operativa, non alla bacheca. Se provi a generarlo per un amministratore, il programma si rifiuta e ti dice perché.

L'area operativa, un giro d'orizzonte

L'area operativa è la pagina dove si lavora. È divisa in poche zone, sempre nello stesso posto, e vale la pena imparare dove sono una volta sola.

La striscia delle attività

In alto c'è la striscia dei mestieri: elettrico, termoidraulico, gas, antincendio, ascensori, refrigerazione. Ognuno ha il suo colore, e quel colore torna ovunque: sulle schede, sulle scadenze, sui moduli. Scegliendo un mestiere il resto della pagina si restringe a quello, e se il tuo modulo copre un mestiere solo la striscia non compare nemmeno.

La griglia degli adempimenti

Sotto la striscia c'è la griglia: una piastrella per ogni obbligo, raggruppate per famiglia. Ogni piastrella dice in due righe di che cosa si tratta e ogni quanto torna. Aprendola si arriva alla scheda completa: che cosa prescrive la norma, chi deve farlo, che documento produce, che cosa si rischia a non farlo.

Il filtro di applicabilità

Non tutti gli obblighi riguardano tutti. Il filtro chiede quattro cose sull'impresa e sull'impianto — che mestiere fai, che tipo di impianto è, sopra quale potenza, se ci sono gas fluorurati — e nasconde quello che non ti riguarda. È il modo più rapido per passare da un elenco che spaventa a un elenco che si affronta.

Le scadenze: il cuore della cosa

Ogni obbligo periodico diventa una scadenza legata a un impianto e a una data. Il programma le tiene tutte insieme e le mostra ordinate per urgenza: quelle già passate, quelle di questa settimana, quelle del mese. È la prima cosa che vedi entrando, e non è un caso.

Come nasce una scadenza

1. Registri l'impianto in Archivio impianti, con il cliente e i dati di targa.
2. Colleghi all'impianto gli adempimenti che lo riguardano: il programma propone quelli previsti per il tipo di impianto e per il tuo mestiere.
3. Indichi la data dell'ultimo intervento. La prossima la calcola il programma, con la periodicità della scheda.
4. Quando esegui l'intervento lo registri: la scadenza si sposta avanti da sola, e resta lo storico di quello che hai fatto.

Come si legge il colore

• Rosso: la data è passata. Non significa per forza una sanzione, ma significa che qualcuno deve decidere qualcosa oggi.
• Arancione: scade entro trenta giorni. È la finestra in cui si programma l'uscita senza correre.
• Verde: è a posto. Compare comunque nell'elenco, perché sapere che una cosa è a posto vale quanto sapere che non lo è.

Il controllo notturno

Una volta al giorno il programma ripassa tutte le scadenze e aggiorna gli stati. È il motivo per cui la mattina trovi l'elenco già ordinato senza aver fatto niente. Se il tuo sito ha poco traffico l'orario può slittare di qualche ora: WordPress esegue queste operazioni quando qualcuno visita il sito, non con un orologio proprio. Non è un problema — la differenza fra le tre e le sette del mattino non cambia una scadenza — ma vale la pena saperlo invece di sospettare un guasto.

La giornata tipo

Un manuale che elenca le funzioni non dice come si usa un programma. Questa è la sequenza con cui lo usa un'impresa che lo ha in mano da qualche settimana.

La mattina, cinque minuti

Si apre l'area operativa e si guarda il riquadro delle scadenze. Quello che è rosso è già scaduto e va risolto oggi; quello che è arancione scade entro la settimana e va messo in programma; il resto può aspettare. Se non c'è niente di rosso, la giornata parte bene ed è già una notizia utile.

Prima di uscire per un intervento

1. Cerca l'impianto in archivio e apri la sua scheda: ci sono i dati di targa, lo storico degli interventi e i documenti già prodotti.
2. Guarda quali adempimenti sono in scadenza su quell'impianto: spesso conviene chiuderne due in una sola uscita.
3. Se serve un modulo da compilare in cantiere, aprilo e stampalo, oppure tienilo aperto sul telefono: la compilazione funziona anche da schermo piccolo.

Al rientro

Si registra l'intervento sull'impianto: la scadenza si sposta avanti da sola con la periodicità della scheda, e il documento prodotto resta allegato all'impianto. Questo è il passaggio che quasi tutti rimandano, ed è l'unico che conta davvero: una manutenzione fatta e non registrata, in caso di controllo, è come non fatta.

I moduli e i documenti

I moduli tecnici sono i documenti che l'obbligo richiede: la dichiarazione di conformità, il libretto, il rapporto di controllo, il registro. Si compilano guidati, sezione per sezione, e alla fine il programma restituisce il documento pronto da stampare o da salvare in PDF.

Il modo più veloce è partire dall'impianto: se prima scegli un impianto dall'archivio e poi apri il modulo, i dati dell'impianto e del cliente si compilano da soli. Compilare a mano gli stessi dati due volte è il modo più efficace per farli diventare diversi fra loro.

I documenti che trovi già pronti

• Dichiarazione di conformità secondo il DM 37/2008, con gli allegati obbligatori e il richiamo alla lettera di competenza.
• Libretto di impianto per la climatizzazione, con le schede da compilare secondo il tipo di generatore.
• Rapporto di controllo di efficienza energetica, nel modello previsto per il tipo di impianto.
• Registro dei controlli antincendio, con le periodicità delle verifiche.
• Verbale di verifica periodica di messa a terra e scheda dei controlli sull'impianto elettrico.
• Scheda di intervento sui circuiti frigoriferi con il calcolo delle tonnellate di CO2 equivalente.

Quali di questi vedi dipende dai moduli che hai attivi: chi ha solo l'elettrico non trova il libretto di impianto, e non è un errore.

Quando il documento non basta a se stesso

Alcuni documenti vanno anche trasmessi: al catasto regionale degli impianti termici, al Comune, alla banca dati. Il programma prepara il file nel tracciato richiesto, ma la trasmissione resta un passaggio tuo, perché ogni ente ha il suo portale e le sue credenziali. Se il portale rifiuta il file, quasi sempre è per un campo obbligatorio vuoto o per un codice catastale scritto male: rileggi il messaggio dell'ente, correggi il dato nell'impianto e rigenera. Il messaggio dell'ente è brutto da leggere ma dice sempre quale campo non gli piace.

L'archivio e i documenti riservati

L'archivio tiene impianti, clienti e tecnici. Sugli impianti si appoggiano le scadenze; sui clienti si appoggiano i documenti; sui tecnici si appoggiano i loro attestati e le loro abilitazioni.

Perché gli allegati del personale non stanno nella libreria media

Un file caricato normalmente in WordPress ha un indirizzo pubblico: chi lo conosce lo scarica, anche senza essere entrato nel sito. Per una fotografia va benissimo. Per il DURC, per un attestato con dentro il codice fiscale di un dipendente, per un certificato medico, no.

Questi allegati vengono messi in una cartella a nome imprevedibile, fuori dalla libreria media, con il nome del file a sua volta mescolato, e si scaricano solo passando dal programma, che prima controlla chi sei. Le tre difese servono insieme perché una sola non basta su tutti i server: la protezione scritta nella cartella funziona su Apache ma non su nginx, e il nome imprevedibile è quello che regge in entrambi i casi.

Il personale e i suoi documenti

I tecnici hanno documenti che scadono esattamente come gli impianti: il patentino F-gas, l'aggiornamento antincendio, il corso sui lavori elettrici sotto tensione, la visita medica, il documento di identità. Scadono in silenzio, e ci si accorge del problema il giorno in cui il committente chiede l'attestato prima di far entrare la squadra in cantiere.

Che cosa mettere nella scheda di un tecnico

• Le abilitazioni con la loro data di scadenza: entrano nell'elenco delle scadenze insieme a quelle degli impianti.
• Il file dell'attestato, caricato come allegato riservato: chi lo chiede se lo vede consegnare in un minuto invece che in due giorni.
• Il mestiere e le attività su cui è abilitato, che servono a capire chi può fare che cosa quando si assegna un intervento.

Il DURC e i documenti dell'impresa

Il DURC vale centoventi giorni e serve quasi sempre in fotocopia, all'ultimo momento, per un committente pubblico o per una stazione appaltante. Tenerlo qui, con la sua scadenza, evita la telefonata al commercialista di venerdì pomeriggio. Vale lo stesso per la visura, per l'iscrizione alla Camera di commercio e per la polizza di responsabilità civile.

Farlo somigliare alla tua impresa

L'area operativa la vedono i tuoi tecnici e, se decidi di aprirla, anche i tuoi clienti. Conviene che somigli al resto del sito e che i documenti che escono portino la tua intestazione, non una generica.

I colori e il logo

Dalla sezione Tema si scelgono il colore principale, quello di contrasto e il logo. Il colore principale è quello dei pulsanti e delle intestazioni; i colori dei sei mestieri restano quelli, perché servono a distinguere e cambiarli toglierebbe l'unica cosa che li rende leggibili a colpo d'occhio.

Due modi di inserire l'applicazione nella pagina

• A riquadro: l'applicazione vive in una cornice isolata dal tema del sito. Si usa quando il tema è invadente e romperebbe l'impaginazione. È la scelta prudente.
• In linea: l'applicazione eredita i caratteri e i colori del sito e sembra parte di esso. Più bello quando il tema è pulito, più rischioso quando non lo è.

Si passa dall'uno all'altro cambiando un attributo nello shortcode, senza toccare nient'altro: se la resa non ti convince, torni indietro in dieci secondi. L'elenco degli attributi è nell'appendice.

I dati dell'impresa nei documenti

Ragione sociale, indirizzo, partita IVA, numero di iscrizione e recapiti si scrivono una volta nelle impostazioni e finiscono in tutti i documenti generati. Se cambi sede, li correggi lì e i documenti nuovi escono aggiornati: quelli già prodotti restano come sono, ed è giusto così, perché sono documenti già firmati.

I tuoi dati: dove stanno e come si portano via

È la domanda che conviene farsi prima di affidare a un programma il lavoro di dieci anni, non dopo.

Dove stanno

Nel database del tuo sito WordPress, sul tuo server, insieme a tutto il resto del sito. Non c'è un servizio esterno che tiene una copia, non c'è un'azienda che può chiudere portandosi via il tuo archivio, e non c'è un abbonamento la cui interruzione ti chiude fuori dai tuoi dati. Se domani smetti di pagare il canone, i dati restano dove sono: perdi gli aggiornamenti e l'assistenza, non l'archivio.

Le copie di sicurezza

Valgono le copie del sito: quelle che fa il tuo servizio di hosting, o quelle che fai con un plugin di backup. Devono comprendere il database e la cartella dei caricamenti, perché gli allegati riservati sono file veri sul disco e il database da solo non basta a ricostruirli. Se non sai se il tuo hosting fa copie, è la telefonata più utile che puoi fare questa settimana.

Portare via i dati

Gli elenchi — impianti, clienti, tecnici, scadenze, ordini — si esportano in formato CSV, che si apre con qualunque foglio di calcolo e si importa in qualunque altro gestionale. I documenti prodotti sono PDF e restano PDF. Non c'è nessun formato chiuso che ti tenga legato.

Ordini, proforma e incassi

Se usi il programma anche per vendere il servizio, la pagina di adesione mostra il listino a spunte con il totale che si aggiorna mentre scegli. Alla conferma parte una fattura proforma in PDF con dentro il collegamento al pagamento con carta oppure i dati per il bonifico.

Proforma, non fattura: non ha numero fiscale e non va in contabilità. La fattura vera si emette a incasso avvenuto, con la sua numerazione. Il documento lo dice in fondo, così chi lo riceve non lo registra per sbaglio.

Che cosa succede all'ordine

1. L'anagrafica di fatturazione entra nell'archivio clienti, senza doverla ribattere.
2. L'ordine entra nella scheda contabile, con imponibile, imposta e regime applicato.
3. Quando il pagamento arriva, l'ordine si segna come incassato da solo se è passato dalla carta; a mano se è arrivato per bonifico.

Sull'IVA il programma applica il 22 per cento agli acquirenti italiani, l'inversione contabile alle imprese europee con partita IVA valida e la non imponibilità fuori dall'Unione. Le vendite a privati residenti in altri Paesi europei non sono gestite: se ti capitano, la fattura va fatta a mano perché quel caso richiede un regime che qui non c'è.

Assistenza: che cosa è compreso

Vale la pena essere precisi, perché una promessa vaga diventa un malinteso il giorno che serve davvero.

Compreso nel canone

• Questo manuale, che puoi riscaricare quando vuoi e che parla sempre della versione che hai installato.
• L'assistente virtuale: gli scrivi come parleresti a un collega e ti risponde subito, a qualunque ora. È una conversazione vera — tiene il filo del discorso, così puoi continuare con «e per il gas?» senza ripetere tutto — e ha davanti questo manuale per intero. Quando la risposta non c'è, lo dice e gira la domanda a una persona invece di inventarne una.
• Gli aggiornamenti del programma per dodici mesi, che arrivano dalla bacheca come per qualunque altro plugin.

A parte, su preventivo

• Assistenza al telefono e intervento da remoto sul tuo sito.
• Configurazione iniziale fatta da noi, importazione di archivi che hai già, migrazione da un altro gestionale.
• Formazione al personale.
• Personalizzazioni: moduli su misura, campi aggiuntivi, integrazioni con programmi tuoi.

Per chiedere uno di questi servizi si usa lo stesso modulo dell'assistenza: descrivi che cosa ti serve e ricevi un preventivo prima che partiamo, non dopo.

Quando qualcosa non va

La pagina dell'applicazione è bianca

Nove volte su dieci la pagina ha perso lo shortcode, è finita nel cestino o è tornata in bozza. Vai in Adempimenti, Impostazioni, sezione Pagine dell'applicazione: la tabella dice qual è il guasto e accanto c'è il pulsante che lo ripara.

Un allegato non si apre

Se l'allegato è riservato, si scarica solo da dentro il programma e solo dopo aver fatto accesso. Un collegamento copiato e incollato altrove non funziona, ed è voluto.

Le scadenze non compaiono

Controlla che l'impianto abbia gli adempimenti collegati e la data dell'ultimo intervento: senza quella data il programma non ha da dove calcolare la prossima, e la scadenza non esiste ancora.

Il portale dell'ente rifiuta il file

Rileggi il messaggio del portale: indica quasi sempre il campo che non gli piace. I sospetti abituali sono il codice catastale del Comune, il codice fiscale dell'intestatario e la potenza al focolare scritta con la virgola dove ci vuole il punto.

Non trovo una risposta qui

Usa l'assistente virtuale nella pagina dell'assistenza: conosce anche i casi che questo manuale non tratta, e se non sa passa la domanda a una persona.